EFICIENCIA O EFICACIA ...????

Una estupenda fotografía colocada por Ing. Cristian Ríos Letelier, Jefe de Equipos y Mantenimiento en Constructora Del Puerto Ltda, en San Antonio Provincia Chile, abrió un debate que va mas allá del Título de este Post,  Eficiencia o Eficacia ???

• Eficiencia es la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado. Eficiencia es hacer bien las cosas, es decir, hacer la cosas buscando la mejor relación posible entre los recursos empleados y los resultados obtenidos.
• Eficacia es la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera. Es hacer las cosas correctas, es decir, hacer las cosas que mejor conducen a la consecución de los resultados. La eficacia tiene que ver con qué cosas se hacen.

DICOTOMÍA DE UN ACTIVO

Los Activos sirven para Satisfacer Necesidades Humanas. Nadie fabrica algo para que no haga nada. Esto nos conduce al siguiente razonamiento.

Los Activos presentan Siempre una Dicotomía. Por un lado, esta su parte física (tangibles) que se Preserva y otro lado esta su parte inmaterial El Servicio que ellas proveen y que al fin de su Cadena de Valor es su razón de ser y que está enfocada a Satisfacer Necesidades Humanas, conservando el Equilibrio entre los Sistemas. 

PRINCIPIO DE LA CONSERVACION INDUSTRIAL

Primero es la Calidad del Servicio Estipulada que Provee el Activo y después la Reparación de la Maquina…

CADENA DE VALOR

Los productos de una empresa significan además de satisfacer necesidades humanas, generan la facturación. Producción y Mantenimiento son los responsables de la facturación de una Planta pues su trabajo y talento combinado proveen los productos, dentro de Calidad y Justo A Tiempo.

No hacerlo significa para el Cliente voltear hacia otro proveedor y en los mercados globales siempre encontrara alternativa de suministros. Además significa para la empresa conservar su mercado al cual sirve.

Por esta poderosa razón los que hemos trabajado el mantenimiento a nivel de piso y después como administradores, sabemos que nuestra misión es asegurar que los productos se facturen y por eso el Primero el Servicio y Después la Salud del Activo, dentro de sus parámetros de calidad, seguridad y afectación al medio ambiente. El punto importante consiste en nunca olvidar en donde colocamos soluciones parciales en las maquinas para que en la primera oportunidad estas sean reparadas como debe ser.

Las Buenas Estrategias Perduran aun con la Tecnología

Ahora la pregunta Toral que se harian seria:

¿Cómo se puede atemperar que tengas muchas reparaciones al servicio de tipo provisional y estas no te maten al poco rato?

• Recuerda que primero diste Mantenimiento y por tanto has Puesto en Operación la Máquina para que Brinde el Servicio y termine su faena, pero luego la tienes que Reparar (Preservar su parte Física). Algunos pasos de una Estrategia Exitosa es la siguiente:
•  Requieres contar con tu Inventario Jerarquizado de Recursos a Conservar (todos)
• Necesitas elaborar un Pareto que distinga entre Maquinas Vitales Importantes y Triviales. Su estratificación generalmente te puede salir 7%/35%/58%. Las 6 curvas de probabilidad de falla que se tienen en la actualidad, solo para un. 11% se demostró, que las fallas tienen que ver con la vida de los elementos fallados y recuerda que precisamente es este el argumento en el que se basa el personal de mantenimiento para elaborar los programas de mantenimiento programado generalmente. El restante por ciento de las fallas nada tiene que ver con la edad de los elementos fallados.
• Más concretamente el 11% relacionadas con la edad, el 68% de las fallas está relacionado con el inicio de la función o vida del ítem y el restante 21% es al AZAR.

Por tanto podemos extender hasta más del 30% los intervalos de los tiempos de esos mantenimientos programados, ahorrando muchos miles de dólares con un bajo nivel de riesgo a equivocarnos y enfocando mas el tiempo en quitar las reparaciones provisionales que seguramente siempre fallaran. 

Una vez teniendo eso puedes empezar a administrar a fondo la estrategia, por ejemplo

Políticas de Operación

• En los equipo Vitales, solo podrán meterle la mano los técnicos de mantenimiento que sean los mejores Diagnostas para esos equipos. Tu mejores Técnicos las deben atender, nunca un ayudante
• El presupuesto de Mantenimiento para los Equipos Vitales deberá ser último que reduzcas
• Deberás tener Planes Contingentes para este tipo de activos para cuando ellos fallen. Recuerda que;
• Sus refacciones no podrán ser extraídas del Almacén por cualquier persona, solo con la firma de empleado de buen nivel estructural de mantenimiento.
• La Capacitación a ese Tipo de Técnico es Especializada
• De preferencia podrás tener algún tipo de redundancia en el procedimiento (doble chequeo)
• Preferentemente le aplicaras la Estrategia de Mantenimiento Predictivo y Monitoreo en Tiempo Real. Etc etc

Con esa guía para ese tipo de activo, las otras políticas de operación y administración se elaboran pero con menos recursos financieros, humanos y técnicos.

Como cambiar mentalidad de Gerentes para que no reduzca el presupuesto en mantenimiento de las instalaciones, cuando hay crisis en la empresa

Propongo estos planteamientos que ayudan. Los deben entender cualquier persona.

Primero. Hacerle sentir confianza en que eres honesto en tus recomendaciones, que lo que se busca es la preservación de la empresa y que esta salga lo mejor librado en esta época de crisis recurrentes. Tu jefe y Tu deben ser Lideres, si no toman ese rol, nada que hacer.

Segundo. No tratar los temas de mantenimiento como cosas de Fallas y Aspectos Técnicos. Hay que Tratarlas como Asuntos de Negocios que realmente son. Trata los aspectos tecnicos con una persona No Tecnica en un lenguaje que el entienda. Conocer algo significa poder explicarselo a mi abuelita y ella lo entienda.

Tercero. Utilizar un lenguaje que ambos entiendan y el mejor es el que se relaciona con Manejo Económico del negocio y el relativo a los Riesgos Operacionales naturales de cualquier entorno de manufactura o de servicios.

Cuarto. Mencionar que la existencia de Leyes y Normas regulan fuertemente la actividad de mantenimiento en forma directa o indirecta (Sox. ISO, OSHA, etc etc)

Quinto. Pidele su apoyo, pues El debe saber que como representante que eres de la función del mantenimiento, curiosamente no eres el responsable de todo el tramo de control de la gestión. Si acaso tal vez tendrás el 54% de responsabilidad (busca estudio Ref. BCM Gino Palarchio de Canadá)

Sexto. Que las acciones sobre mantenimiento casi siempre tienen un delay entre las mismas y sus reflejos, pero siempre salen a flote. Y que algunas veces son muy peligrosas porque pueden poner en riesgo desde vidas humanas hasta integridad física de los activos de la empresa.

Séptimo. Que esas acciones de reducción presupuesto sobre la función de mantenimiento, provocaran efectos  por multiples factores en la Productividad, Calidad, Competitividad, Finanzas y Dirección de la Empresa. En otras palabras, tu función es una Ventaja Estratégica que provocara una Ventaja Competitiva basada en los Activos Estratégicos.( The Maintenance Scorecard, Creating Strategic Advantage, By Daryl Mather Publisher Industrial Press Inc.,U.S. )

Octavo. La gestión de Activos es la que más ha estado cambiando desde hace mas de 10 años, seguirle el paso no es fácil porque requiere de mucho tiempo disponible y que ese factor es el que menos tiene Tú y tu personal por andar atrás de las fallas que surgen en toda la planta. Y que aunque ese no es tu deseo (porque es muy estresante y limita la convivencia con tu familia a la que tienes derecho como cualquier otro empleado) requieres que entre ambos se tomen de mutuo propio la responsabilidad, siendo una de ellas acercarte por medios externos honestos la trasmisión de conocimientos y habilidades que ese mundo tecnológico cambiante nos está marcando en estos tiempos globalizados.

Noveno. Que si no se están viendo resultados en los programas de Mantenimiento Preventivo salvo costos crecientes, es debido parcialmente, a que alguien (anteriores jefes de manto o los mismos OEM de los equipos de tu planta, etc.) marcaron muchas revisiones intrusivas que exponen a los equipos a mas fallas que las originalmente producen, pero para cambiar ese entorno necesitas tiempo y apoyo de producción y finanzas para priorizar que equipo si debe estar sometido a ese tipo de programa así como el generar los Planes Contingentes para minimizar el daño a la producción cuando la probabilidad de una falla importante se materialice en una Consecuencia. El correr hasta el fallo los equipos, al igual que el MP, debe ser una estrategia bien razonada e instrumentada, lo contrario suele ser Peligroso.

Decimo. También tendrás la obligación de informarle que independientemente de la habilidad, herramientas y profesionalismo de tu personal de mantenimiento, hay muchos equipos y repuestos que su garantía explícita o implícita de funcionamiento eficiente, en la realidad (ya hay estudios) tiene gran dispersión en cuanto a su confiabilidad real y que por tanto no estén predispuesto, a que solo la falla de las maquinas es un producto del mal desempeño del departamento de mantenimiento, sino que una gran proporción (cercana al 68% de las fallas) tiene que ver con la etapa inicial de la explotación y que ni tu departamento ni el de producción son actores reales y responsables de esos conflictos, pues más bien son producto de su diseño y/o manufactura de otros fabricantes, pero que como usuario de ellos, mantenimiento y producción los tienen que soportar.

Mantenimiento Es un Mal necesario o es un Creador de Valor?

Preguntaba en una Red Profesional Mr.Ken Latino, Reliability Manager USA.

El iniciaba un debate con la siguiente pregunta.

¿Alguna vez ha notado cuánto énfasis se pone en el presupuesto de mantenimiento en una instalación industrial? 

Mientras que el coste de mantenimiento es por lo general sólo una fracción de lo que se gasta, en otros gastos como las materias primas, los costos de energía y otros costos de los insumos, se consigue el 95% de la atención de los Directores.

Esto se debe a que muchos piensan que cada dólar gastado en el Mantenimiento es un dólar desperdiciado. Con esta actitud, que hace que los que están en el nivel Direccion de la Planta tengan que tomar decisiones sumamente difíciles de costo en comparación con el riesgo. Cuanto menor sea el presupuesto, más riesgo tiene que ser tomada.

Termina su intervención inicial de su Post con la siguiente 

¿Cuáles son sus pensamientos sobre si el Mantenimiento es sólo un Mal Necesario o si se trata de un Medio de Creación de Valor?

Todos los que de alguna manera nos hemos avocado al estudio de la Función de Mantenimiento, con el ánimo de apoyar a las organizaciones industriales hacia mayores estadios de Competitividad nos hemos topado como Mr. Latino con esa forma de pensar.

Le contestaba a Mr Latino lo siguiente que deseo compartir con Uds.

Yo veo otros enfoques que me han dado buenos resultados. 

Primero. Mantenimiento existe porque existe y es Real la Segunda Ley de la Termodinámica y esta hasta el momento, no se han descubierto su Violación. Todos los Sistemas Universales se rigen por ella.

Segundo. La Preservación de los Activos existe porque las cosas (Hardware& Software) Fallan.

En el Hardware Fallan porque hay Reacciones Químicas que obligan a los Sistemas a pasar de un Estado Superior a uno Inferior. Roturas porque se rompen por la aplicación fuerzas externas. Desgaste, por la rotura de enlaces atómicos que como el anterior, pero este lo hace de una manera gradual y no brusca o intempestiva. Aflojando, provocada por los movimientos vibratorios propios del movimiento de la maquina (ya sean maquinas primas o maquinas útiles) cuando ellas efectúan su conversión de energía en trabajo y viceversa

Tercero. La mayoría de las personas técnicas o no, les cuesta mucho trabajo visualizar en su mente la Dicotomía que presenta un Activo Físico, esto es, por un lado tiene su Parte Física que requiere sea cuidada y por eso existe la Preservación (confundida generalmente con las verdaderas Labores de Mantenimiento, desde esta óptica ) y por otro lado, las actividades propiamente de el Mantenimiento (encargado de asegurar que la maquina efectúa la función para la cual fue concebido dentro de los parámetros de Calidad de Servicio Estipulada) y que como esta última es finalmente la Razón de Ser de la Cosas (Satisfacer Necesidades Humanas) y que estas se fabrican para tal Objetivo y SIN ELLAS el proceso no podrá tener aceptación de los Clientes Externos e Internos y como tal el Mercado se derrumba junto con su respectivo Sistema.

Tal es cierto lo que asevero, que los fabricantes buscando la Conquista de los Mercados, buscan producir bienes Libres de Preservación de su Parte Física o que esta sea proporcionada por el fabricante del ítem. Dejando solo al Cliente del Ítem actividades Básicas de Preservación, y últimamente a través de IoT el Cliente buscara que el Mantenimiento  sea en un Nivel Adecuado para el Nivel del Mercado al cual Sirve.

Esta Importancia Crítica, es el Fulcro donde se Desprecia en las mentes desde los Inversores hasta los Directores de Empresas y Financieros la función de Presevarcion+Mantenimiento y que solo a través del los procesos de cuantificación de Riesgos y Cadena de Valor, algunos, los más avezados Administradores de Exitosos Negocios, ya saben qué camino tomar para Conservar sus Empresas Compitiendo por esos Mercados Globalizados.

Lean este estupendo pensamiento con profundidad

Dormí y soñé que la vida era alegría, 

Desperté y vi que la vida era servicio, 

Serví y descubrí que en el servicio se encuentra la alegría

Rabindranath Tagore

1861-1941

Asi piensa Alguien que esta en Preservacion y en Mantenimiento

Como tomar la decisión de trabajar solo jornada diurna o por turnos en mantenimiento

Preguntaba un Profesional del Mantenimiento hace poco en un en un Post de COPIMAN. 

Mi respuesta inmediata

Depende de tu Contexto Operacional. Hay procesos productivos que son muy complicados para pararlos o que la demanda del producto tienen que ver con esas jornadas, de tal manera que Mantenimiento se tiene que ajustar a ellos.

Pero las subsecuentes respuestas solo ubicaron la discusión en el eterico Limbo asi que meditando esto sería una buena respuesta.

FALLAS VS CALIDAD SERVICIO

Esta Armonización sobre que turno de mantenimiento deben trabajar, también se debe sustentar en lo siguiente y seguramente te va a servir. Mira. 

La Razón de Ser de un Activo es Hacer Algo. Y generalmente ese Hacer Algo está íntimamente ligado a Satisfacer Necesidades Humanas. 

Luego entonces la razón de un Activo es Satisfacer Necesidades Humanas. Nadie fabrica ni compra Algo para que no cumpla una Función.   

Puesto que cualquier Activo nos presenta siempre una Dicotomía, esto es, los Activos tiene una parte Física y otra llamada Servicio. La Calidad de esa parte Física la mides por la Tasa de Fallas y la Calidad del Servicio que proporciona lo mides por su Tasa de Quejas. 

Una queja no es una Falla ni tampoco equivalen 1 a 1. Los mecanismos con los que se hacen presentes las Fallas son diferentes a los de las Quejas. 

Si hasta aquí estamos de acuerdo, entonces podrás observar que para tus Activos requieres establecer acciones de diferente índole. 

Efectuaras unas actividades para el cuidado del la parte Física de ese Activo (se llaman Actividades de Preservación) y para la Parte del Servicio ejecutar labores de Mantenimiento para asegurar que el recurso siempre este proporcionando el Servicio dentro de los Niveles de Calidad Estipulada.

Con esto ahora podrás manejar de una manera más asertiva y económica, que Tipo de Actividades, a Que tipo de Recurso, Con qué tipo de Operario las va atacar y qué tipo de formación requieres para ese operario. 

Además simplificaras tus sistema de información y control administrativo del mantenimiento, puesto que esta manera de pensar te Obliga a Crear y Modificar tus Objetivos, Políticas y Procedimientos de Operación, puesto que por ejemplo;

No vas a solicitar forzosamente una Orden de Trabajo en el momento, cuando a un Activo Critico, ha perdido el Servicio, ya que debido a este nuevo tipo de pensar (Filosofoia de la Conservacion Industrial), y dado a que ya reconociste esa Dicotomía, estarás enfocado Levantar el Servicio lo más rápido posible dentro de los lineamientos de seguridad, calidad y medio ambiente y Después Repararas a la Maquina (Preservarla).

Así mismo el operario de mantenimiento que ataca las perdidas del Servicio en los Equipos Criticas, debe ser tu Mejor Diagnosta y el Titular de tus Planes Contingentes.

Cuando partes de esta Filosofia, tendras cimientos fuertes y duraderos que en Nada se oponen a estrategias presentes o futuras que adoptes tales como TPM, RCM, BCM etc.